5 BŁĘDÓW JAKIE POPEŁNISZ ZAKŁADAJĄC BIURO RACHUNKOWE

637
Od dawna pracujesz w księgowości, być może jest to jedyne zajęcie, jakie potrafisz wykonywać z pasją. Decyzja o założeniu własnego biura rachunkowego jest już dawno podjęta. Wystarczy tylko wybrać formę działalności i dokonać formalności. Nie możesz doczekać się rozpoczęcia nowego rozdziału w swoim życiu. Własna firma to możliwości rozwoju, nieograniczone dochody, nienormowany czas pracy, rozwój osobisty, samorealizacja. Tak, ale zanim zaczniesz w pełni cieszyć się prowadzeniem firmy zapewne popełnisz tych 5 błędów.
Błąd #1 – Zła organizacja pracy

To podstawowy problem wszystkich rozpoczynających pracę we własnej firmie. Zakładając biuro rachunkowe trzeba pamiętać o przygotowaniu przynajmniej podstawowego biznesplanu. Bez wizji, misji, określonych jasno celów, prowadzenie każdej firmy będzie trudne. Umiejętność zarządzania firmą (nawet jednoosobową), w tym planowanie czasu jest niezbędne do utrzymania kontroli. Współpraca z wieloma klientami jednocześnie, przy założeniu chęci dotrzymania każdorazowo terminów rozliczeń i wysokiego standardu usług, nakłada konieczność opanowania zasad dobrej organizacji pracy. Współpracując z kilkoma klientami prowadzenie ich spraw nie musi przysparzać problemu. Z każdą kolejną 10-tką nowych firm przyjętych w obsługę, poziom organizacji powinien proporcjonalnie wzrastać.

Błąd #2 – Opory przed zatrudnieniem pracownika

Wcześniej czy później przyjdzie taki moment, kiedy pomyślisz o pomocy. Oczywiście zaraz tę myśl odrzucisz. Z trzech powodów:

  1. nie stać cię
  2. obawiasz się utraty kontroli
  3. nie masz czasu szukać pracownika

Odrzucając myśl o zatrudnieniu zatrzymujesz rozwój firmy. Pomysł dotyczący zatrudnienia pracownika nie wziął się znikąd – po prostu masz już za dużo spraw na głowie i czujesz, że… tracisz kontrolę. No właśnie! Przy tak dużej ilości obowiązków nie masz szans na kontrolowanie wszystkiego w zakładanym pierwotnie stopniu. Część prac wykonujesz powierzchownie, nie poświęcając im zbyt wiele czasu. Delegowanie części obowiązków nie musi oznaczać utraty kontroli. Wręcz przeciwnie. Pracownik będzie miał więcej czasu na rzetelne wykonanie zadania, a ty jedynie zweryfikujesz jego poprawność. Warto wprowadzić punkty kontrolne, dzięki którym szybko przekonasz się o stopniu i jakości wykonania zadania. Dobrym pomysłem jest stworzenie checklisty, dzięki której krok po kroku zweryfikujesz postępy prac. Negatywną myśl “nie stać mnie” zamień na pozytywną – “zainwestuję”. Jeśli nie znajdziesz czasu na szukanie pracownika, to nigdy nie będziesz go miał więcej. Tylko pracownik pomoże ci odzyskać kontrolę nad realizacją zadań, terminowością, rozpocząć współpracę z nowymi klientami i w efekcie… odzyskać twój czas.

Błąd #3 – Brak asertywności

Przyjmowanie zbyt wielu zleceń, godzenie się na dodatkowe zadania, akceptacja bez zastanowienia terminu realizacji proponowanego przez klienta – znasz to? Takie zachowanie oznacza prowadzenie firmy w tempie i za zasadach określanych przez klientów, nie przez ciebie. Przyczyną braku asertywności jest brak pewności siebie, potrzeba akceptacji (w tym przypadku przez klienta). Boimy się ustalać granice z powodu obawy przed odrzuceniem (utratą klienta lub jego zaufania). Tymczasem jasne określenie granic działa na naszą korzyść. Ustalając zakres zadań, termin ich wykonania, naszą pracę wykonamy po prostu lepiej, w skupieniu, bez zbędnego pośpiechu. Klient zawsze chce mieć zadania zrealizowane “na wczoraj”, a my nie? Nikt nie lubi czekać. Jednak zazwyczaj tylko 10% zleconych zadań będzie wymagało od nas szybkiej reakcji. Większość to sprawy, które mogą zostać wykonane w innym terminie. I rzecz najważniejsza: klient też o tym wie.

Błąd #4 – Zbyt niskie ceny

Cena – pierwsze kryterium wyboru usługi. Jeśli pozwolisz, żeby to było jedyne kryterium i zakończysz rozmowę na podaniu ceny, klient (ten mniej świadomy) wybierze opcję tańszą, czyli twoją konkurencję. Podając cenę musisz wspomnieć o wartości dodanej, podkreślić w jaki sposób pomożesz klientowi rozwiązać jego problemy. Mówienie językiem korzyści, uświadomienie zysków ze współpracy z twoim biurem to podstawa dobrych negocjacji. Nie obronisz ceny, jeśli nie pokażesz co się za nią kryje. Cena musi być także dostosowana do kosztu jaki ponosisz świadcząc tę usługę i dodatkowo powiększona o twój zakładany zysk. Dobra, dostosowana do potrzeb twojej firmy cena, to środki na rozwój, na szkolenia, na reklamę, na zatrudnienie pracownika.

Błąd #5 – Praca w firmie a nie nad firmą

Praca w własnej firmie zazwyczaj nie kończy się po 8 godzinach. Ważne, aby ten dodatkowy czas, który poświęcamy na pracę nie dotyczył jedynie bieżących spraw i codziennych obowiązków. Bieżąca obsługa klientów, załatwianie spraw urzędowych nie wpłyną na rozwój twojego biura. Praca nad firmą, jej strategią, monitorowanie efektów działania, dobór partnerów biznesowych, budowanie marki firmy jest wbrew pozorom ważniejsze niż praca w firmie. Warto poświęcić kilka godzin w tygodniu na zaplanowanie strategii marketingowej, poprawienie firmowej strony internetowej, analizę możliwości wprowadzenia usprawnień w postaci programu z funkcją OCR lub szybkich powiadomień SMS lub głosowych.  Warto zastanowić się nad wizją biura, dokonać analizy celów i zaplanować dalszy rozwój. Te kilka godzin pracy zapewni twojej firmie rozwój, stworzy nowe możliwości, a tym samym zwiększy twoją konkurencyjność na rynku. Umacniając swoją pozycję będziesz mógł podnieść ceny do zakładanego poziomu nie czując na karku oddechu konkurencji.

Zauważ, że wszystkie te błędy się ze sobą łączą. Jeśli nawet opanujesz do perfekcji organizację pracy a brak asertywności w kontaktach z klientem wprowadzi chaos, znów utkniesz w miejscu. Nie będziesz miał sił i czasu na szukanie i szkolenie pracowników. Zabraknie ci czasu wolnego na pracę nad firmą a to przełoży się na zbyt niskie ceny. Warto więc przeanalizować aktualną sytuację biura, obszary problemowe, dokonać rewizji dotychczasowych relacji firma-klient i wejść na prostą drogę do prowadzenia biura w wersji smart 🙂