NIE BĄDŹ NIEWOLNIKIEM SWOJEGO CZASU

101

Czas płynie. Czasami wręcz biegnie. Nie można go cofnąć. Nie można przyspieszyć. Nie można niczym zastąpić. Możemy natomiast nauczyć się efektywnie nim zarządzać, a raczej efektywnie zarządzać sobą w czasie.

Po co?
Umiejętność kontrolowania czasu oraz odpowiednie jego zagospodarowanie pozwala nam na lepszą harmonię między życiem zawodowym, jak i prywatnym. Na odzyskanie straconych chwil marnowanych na rzeczy czy sprawy, które z łatwością można by wyeliminować, a na pewno znacząco ograniczyć. Na zmianę bezużytecznej pracy w przynoszącą zarówno efekty, jak i satysfakcję. Na koncentrowanie się rzeczywiście na ważnych zadaniach. Na lepsze planowanie dnia i realistyczne wyznaczanie oraz dotrzymywanie terminów. A w konsekwencji na bycie bardziej skutecznym oraz wydajnym menedżerem, pracującym w dużo mniejszym pośpiechu, a co za tym idzie również i stresie.

Jak to zrobić?
Przy zarządzaniu czasem, tak jak w zarządzaniu ludźmi, trzeba pamiętać o planowaniu, organizowaniu, kierowaniu i kontroli. Pierwszy krok to wyznaczenie SMART-owego celu . Drugi – określenie priorytetów. Dzięki temu ustalimy, które cele powinny zostać wykonane w pierwszej kolejności, bo są pilne i ważne. Wtedy możemy skupić się na tworzeniu harmonogramu działania, a następnie na jego realizacji. Końcowym etapem jest kontrola i ocena stopnia wykonania celu. Analizujemy więc ile de facto poświęciliśmy czasu na czynności prowadzące nas do realizacji założonych celów (określamy, które i dlaczego były najbardziej czasochłonne), a jaką ilość czasu skupialiśmy na działaniach pobocznych (jakich?). Eliminujemy te czynniki, które przeszkadzają i zakłócają osiągnięcie zdefiniowanych celów. I oczywiście wprowadzamy korekty, jeśli pomiędzy naszymi założeniami a osiągniętymi wynikami zauważamy rozbieżności.

Kiedy jesteśmy w stanie zrobić najwięcej?
Jest to mało realne, żebyśmy przez cały dzień mogli utrzymywać koncentrację na wykonywanych przez nas zadaniach na tym samym poziomie. Nasza wydajność jest indywidualna i będzie się zmieniać w zależności od pory dnia. Warto więc poznać własny rytm pracy i do niego dostosować planowane przez nas czynności. Zastanówmy się, kiedy przed południem jesteśmy w najlepszej formie i wtedy zajmujmy się ważnymi oraz skomplikowanymi sprawami. Gdy z kolei obserwujemy spadek naszej wydajności, wykorzystajmy ten czas na załatwianie spraw rutynowych, kontakty z ludźmi czy po prostu chwilę relaksu. Zazwyczaj po południu znowu mamy więcej energii do działania (pytanie na jak długo nam jej starcza) – zajmijmy się wtedy ponownie rzeczami istotnymi, wymagającymi skupienia i uwagi.

Efekt piły
Zarówno jeśli my przerywamy swoją pracę bądź coś lub ktoś stale nam przeszkadza i nie jesteśmy w stanie (nawet przez krótką chwilę) kontynuować realizowanych przez nas zadań, potrzebujemy dodatkowego czasu na ponowne skupienie i wciągnięcie się w wir obowiązków. Jest więc to czas zmarnowany, który moglibyśmy przekuć w produktywną energię do działania. Ponieważ to my wiemy co z reguły odrywa nas od pracy, starajmy się tak zaplanować swoje obowiązki, jak i przygotować otoczenie, w którym pracujemy, żeby jak najbardziej zminimalizować ryzyko związane z ponownym wdrażaniem się w wykonywane przez nas zadania.

Relaksu, relaksu, relaksu to czas…
Po intensywnej godzinie pracy, 10-cio minutowa przerwa z pewnością pomoże nam w dalszym wykonywaniu zaplanowanych przez nas czynności. Wstańmy, przejdźmy się, przeciągnijmy, otwórzmy okno, zamknijmy oczy, posłuchajmy muzyki, porozmawiajmy z innymi, rozwiążmy łamigłówkę… Zróbmy to, co pozwoli nam się odprężyć, jak również odpocząć naszemu mózgowi.