JAK WŁAŚCIWIE SPAKOWAĆ PLECAK, CZYLI SŁÓW KILKA O ISTOCIE PLANOWANIA

113
Jeśli ty też pragniesz oddzielić zarządzanie od szczęśliwego przypadku, a przy tym chcesz uniknąć błędów, które dałoby się wyeliminować, zacznij planować.
Gdzie jest moja tarcza, czyli jaki jest cel?

Zanim zaczniemy podejmować jakiekolwiek działania, powinniśmy zastanowić się nad tym co chcemy osiągnąć. Przede wszystkim należy wyznaczyć cel, do którego będziemy dążyć. Żeby był realny, musi być dobrze przemyślany i odpowiadać na potrzeby naszej firmy. Dobry plan powinien określać zarówno te działania, które pozwolą ten cel osiągnąć, jak i wskazywać potencjalne ryzyka, które mogą się pojawiać w trakcie jego realizacji.

Robienie właściwych rzeczy czy robienie rzeczy we właściwy sposób?

Kluczem do powodzenia jest więc odpowiednie określenie, co powinno zostać zrobione. Dopiero kiedy będziemy mieć pewność, że podejmujemy właściwe działania, możemy zacząć zastanawiać się nad tym, w jaki sposób należy je wykonać, by osiągnąć jak najlepsze efekty.

Zadania pilne i ważne

Kolejnym krokiem jest określenie, które zadania powinny zostać wykonane w pierwszej kolejności. Odpowiedzmy sobie na pytanie, czy konkretne działania prowadzą nas do realizacji założonego celu oraz czy muszą być wykonane natychmiast? Nadajmy priorytety oraz zadecydujmy, kto będzie wykonywał dane czynności – my osobiście czy członkowie naszego zespołu. A może są również i takie zadania, z których możemy zrezygnować, bo ich realizacja nie przybliży nas do osiągnięcia założonego celu?

Na wczoraj …

Rzadko, jeśli w ogóle ma to miejsce, zdarza się taki dzień, w którym nie pojawiają się nieprzewidziane zdarzenia albo różnego rodzaju zakłócenia, na które nie mamy wpływu. A wtedy nasz perfekcyjnie zaplanowany w 100% plan dnia staje się nierealny do wykonania, co w efekcie może wywoływać uczucie porażki, niezależnie od tego, ile udało nam się osiągnąć i załatwić, bo przecież czekają na nas sprawy, których nie udało nam się zrealizować…

Zasada 60/20/20

Ponieważ życie zazwyczaj nas zaskakuje, planowanie 100% swojego czasu to praca w ciągłym stresie, w której z reguły coś odbywa się kosztem czegoś. Na spotkania i rzeczy ważne należy więc przeznaczać tylko część swojego czasu pracy – planujmy maksymalnie jego 60%. Ponieważ zaplanowane przez nas zadania trwają zazwyczaj dłużej, a spotkania w których bierzemy udział z reguły się przedłużają, zostawmy kolejne 20% wolne jako nasz bufor. Sprawy nieoczekiwane i gaszenie wszelkich pożarów to pozostałe 20% naszego dnia, których również nie powinniśmy planować.

A może by tak na wycieczkę?

Z planowaniem jest jak z pakowaniem plecaka w góry. Na początku chowamy rzeczy, które są niezbędne i zajmują dużo miejsca. Dopiero potem wkładamy te, bez których moglibyśmy sobie poradzić i które w ostateczności mogłyby zostać w domu. W opracowywaniu planu zaczynamy więc od istotnych zadań, wymagających zaangażowania, a dopiero potem przechodzimy do tych prostych i rutynowych.

Cenna rada

Menedżer bierze na siebie konsekwencje podejmowanych działań i decyzji. Umiejętność wyznaczania priorytetów oraz oddzielania rzeczy ważnych od niewłaściwych wpływa na jego skuteczność. Źle zdefiniowany i nieodpowiedni cel, nawet pomimo sprawnej realizacji, nie przyniesie na dłuższą metę sukcesu ani firmie, ani menedżerowi.