W POSZUKIWANIU ZAGINIONEGO CZASU CZYLI KILKA SŁÓW O DELEGOWANIU

Nasz kalendarz zapełniony jest spotkaniami, spotkaniami i jeszcze raz spotkaniami na różnym szczeblu i różnej wagi… do tego dochodzi bardzo długa lista spraw oraz zadań do załatwienia. I w tym wszystkim ten wiecznie dzwoniący telefon… czy tak musi wyglądać każdy nasz dzień?

Niezależnie od tego, czy jesteśmy szefem małej firmy, czy zarządzamy zespołem w korporacji, często trudno jest nam rzeczywiście przekazywać zadania i obowiązki. Bo delegowanie to sztuka, której opanowanie wcale nie jest takie proste. Ale dzięki niej nie tylko jesteśmy w stanie osiągać założone przez nas cele ale też zbudować zespół, w którym ceni się współpracę opartą na wzajemnym zaufaniu i szacunku. Odpowiednie delegowanie jest również konsekwencją dobrego planowania.

Kto zrobi to lepiej ode mnie?

Powody, dla których mamy problem z delegowaniem są różne. Obawa przed utratą kontroli, lęk o naszą pozycję, brak zaufania i wiary w możliwości i kompetencje pracowników, własny perfekcjonizm (nikt nie zrobi przecież tego tak dobrze, jak ja) czy też niechęć do tłumaczenia i szkolenia pracowników. To tylko część wymówek, które powstrzymują nas przed przekazywaniem obowiązków co sprawia, że mamy coraz mniej czasu zarówno na sprawy zawodowe, jak i prywatne, bo doba niezmiennie liczy tylko 24 godziny.

Może być inaczej…

A gdyby tak zmniejszyć swoje obciążenie pracą? I być przy tym mniej zestresowanym? Mieć czas na najistotniejsze zadania i lepiej planować swój czas pracy? Pracować z ludźmi, którzy darzą nas szacunkiem i są zmotywowani, bo czują że w nich wierzymy i rozwijamy ich kompetencje? A do tego bardziej angażują się w sprawy firmy?

Kto nieefektywnie deleguje, nieefektywnie zarządza

Delegowanie jest niezwykle istotnym narzędziem menedżerskim. Umiejętnie stosowane ułatwia życie menedżera. Nie należy go mylić ze zwykłym wydawaniem poleceń, które sprawia, że pracownik ma postępować zgodnie z instrukcjami przekazywanymi przez szefa, co na dłuższą metę staje się dla niego demotywujące.

Zaufanie to podstawa

O rzeczywistym delegowaniu mówimy wtedy, gdy upoważniamy pracowników do wykonania powierzonych zadań oraz przekazujemy odpowiedzialność za rezultat. A więc wraz z obowiązkami pracownik przejmuje niezbędny zakres uprawnień, ma możliwość podejmowania decyzji oraz dokonywania wyborów.

Komu jakie zadania?

Efektywne delegowanie to przekazywanie obowiązków właściwym osobom, dopasowane do ich chęci i możliwości. To menedżer podejmuje decyzję, kto powinien realizować dane zadanie. Kluczowe jest więc określenie poziomu zaangażowania i kompetencji pracowników w oparciu o ich wiedzę, umiejętności, zdobyte doświadczenie i dotychczasowe osiągnięcia. W zależności od tego, na jakim etapie są nasi pracownicy, będziemy obdarzać ich innym stopniem zaufania i samodzielności, co przekładać się będzie na różny sposób delegowania zadań.

Jak skutecznie delegować?

Przede wszystkim musimy określić co jest do zrobienia, a więc ustalić zadania, które możemy delegować. Następnie zadecydujmy kto otrzyma dane zadanie, a więc komu je przydzielimy. Określmy do kiedy zadanie ma zostać wykonane – wskażmy zarówno termin jego realizacji, jak i punkty kontrolne w sytuacji delegowania zadań złożonych. Podczas rozmowy z pracownikiem, kiedy chcemy go dodatkowo zmotywować, powiedzmy również dlaczego realizacja danego zadania jest ważna i jaki ma wpływ na wyniki firmowe. Dajmy mu odczuć, że jest on nie tylko częścią większej całości, ale że ma także na nią realny wpływ.