PRIORYTETY – TWOJE WIOSŁA NA MORZU ZADAŃ

328
Zarządzanie własną firmą, bez względu na branżę to wielka odpowiedzialność i nie lada wyzwanie. Planowanie to jeden z kluczowych elementów tego procesu, bez którego żadna z firm nie rozwinie skrzydeł. Wydaje się to być łatwe. Trzeba zapisać plan w kalendarzu i po prostu się go trzymać. Ta zasada wydaje się prosta i oczywista – niestety, tylko do czasu pierwszego telefonu, prośby koleżanki, maila od klienta, czy wejścia na FB. Jak planować czas i realizować cele, tak aby w piątek opuszczać biuro bez wyrzutów sumienia, że znów nie udało się wszystkiego zrobić na czas.
Przestań dryfować bez celu

Jeśli nie określisz priorytetów, będziesz dryfował. Nie oznacza to, że nie będziesz pracował, ale dasz ponieść się w nieodpowiednim kierunku. Być może Twoje zadania zostaną określone przez kolegę, wspólnika, pracownika, klienta. Będziesz realizował zlecenia innych dryfując co dnia i nie widząc końca rozpoczętych kiedyś przez Ciebie działań. Potrzebujesz wioseł – a są nimi jasno określone priorytety.

Dlaczego tak trudno ustalić priorytety? 

Codzienne musimy realizować ogromną ilość zadań, nasza skrzynka mailowa pęka w szwach, odbieramy wiele telefonów z prośbami do realizacji już i teraz, pracownicy mają problem z zadaniem, urząd skarbowy pilnie domaga się korekty deklaracji VAT. Wszyscy potrzebują informacji zwrotnej w trybie pilnym i oczekują jak najszybszej realizacji swoich zgłoszeń. W środku tego chaosu jesteś TY. Dryfujesz pomiędzy rozpoczętymi zadaniami – zleceniami od klienta, pytaniami od przyszłego klienta, pracownika pismami z US, ZUS i niezliczonymi ofertami banków i innych instytucji chcących wesprzeć Twój biznes. Wśród tak wielu zadań, zleceń, terminów trudno zdecydować, które zadanie jest ważne – skoro wszystkie przecież wymagają realizacji.  Robisz co możesz, czyli realizujesz wszystkie naraz, nigdy nie kończąc żadnego na czas. Pracujesz w chaosie i opuszczasz biuro całkowicie wyczerpany. Ustalanie priorytetów jest trudne, bo nie wiesz jakiem kryterium kierować się przy ich wyborze.

Moje priorytety ciągle się zmieniają

To problem większości z nas. Nasze priorytety ciągle ulegają zmianie. Przychodzimy do biura z planem w głowie (lub kalendarzu) ale od razu poddajemy się dryfowaniu, bo stosujemy różne kryteria wyboru priorytetów. Najczęstszymi kryteriami są:

  • presja terminu  – pierwsze wykonujemy zadania, których termin się zbliża
  • szybkość wykonania – realizujemy zadania, które możemy zrobić szybko
  • klient – zlecenia klienta są najważniejsze
  • nagroda – zajmujemy się zadaniami, za które otrzymamy nagrodę (np. premię, dodatkową zapłatę)
  • szef – zlecenia szefa realizujemy jako pierwsze
  • namacalność zadań – łatwiej wykonać coś fizycznego, niż coś wymagającego przemyślenia
  • konsekwencje – jeśli czegoś nie zrobię poniosę przykre konsekwencje

Co jeśli musisz zdecydować które kryterium jest najważniejsze? Jak możesz decydować jeśli posługujesz się wieloma kryteriami jednocześnie?

Ustal priorytet i dotrzyj do celu

Moje priorytety…No właśnie. Priorytet oznacza “pierwszy” lub “najważniejszy” i pochodzi o łacińskiego słowa “prior”. Powinniśmy mieć zatem jeden priorytet i nim się kierować. Mówiąc “mam wiele priorytetów” potwierdzasz, że masz wiele ważnych spraw. Jeśli wszystkie są ważne, to jak zdecydować którą zrealizować jako pierwszą.

Jasne ustalenie celu to podstawa. Jak ustalać cele, aby były jasne i możliwe do zrealizowania pisaliśmy w artykule: I TY MOŻESZ BYĆ JAK J.F. KENNEDY

Dobrze określony cel pomoże Ci ustalić priorytety. Jeśli nie masz punktu odniesienia w postaci celu – nie możesz wyznaczyć priorytetów, bo nie jesteś w stanie określić które z zadań są ważne i przyczynią się do jego osiągnięcia.

Każdy lubi kończyć tydzień z poczuciem satysfakcji, mając za sobą uporządkowane sprawy, domknięte projekty. Weekend wtedy może być czasem prawdziwego odpoczynku, bez niezakończonych spraw i stresu. Jeśli planując tydzień ustalisz co chcesz osiągnąć do piątku, spiszesz swoje cele będziesz w stanie jasno ustalić priorytet na każdy kolejny dzień. Podejmiesz świadome działanie, które przyczyni się do realizacji Twoich zamierzeń.

Jeśli celem będzie np. zakończenie raportu dla zarządu spółki Alfa (to sprawa, która spędza Ci sen z powiek) w tracie planowania łatwo ustalisz zadania, które w tym tygodniu będą twoimi priorytetami (ale mającymi jedno kryterium – “klient” i jego raport).

“Wrzutki” w postaci maili od innych klientów, zleceń współpracowników, telefony z US, FB i przerwa na trzecią kawę zaproponowana przez znajomego nie będą stanowiły dla Ciebie problemu. Bo żadne z tych zadań nie przybliży Cię do celu. Twój cel jest jasno określony, priorytety są Twoimi wiosłami, a Ty nie jesteś skazany na dryfowanie (bez celu) – powoli ale stanowczo przybliżasz się do niego. A w piątek z satysfakcją stwierdzisz, że się udało!

Źródło: “Elastyczne Zarządzanie Czasem” Izabela Krejca-Pawski

Książkę polecamy w naszym dziale Strefa Poleca: “Elastyczne Zarządzanie Czasem” Izabela Krejca-Pawski