SPRAWNA KOMUNIKACJA Z KLIENTEM Z SMS API

348
SMS API to dobry sposób na usprawnienie komunikacji z klientem
Sprawna komunikacja z klientem to obecnie podstawa. Klient jest coraz bardziej wymagający, korzysta z najnowszych technologii i niezbędne informacje chce mieć przekazane na czas. Obecnie kiedy dziennie musimy przetworzyć kilkadziesiąt e-maili, ważne informacje mogą zostać po prostu przeoczone. Ile razy zdarzyło się Wam przesłać mailowo dane, które trafiły do folderu “mało istotne”, spamu lub zostały po prostu przeoczone przez klienta? Rozwiązaniem odwiecznego problemu nieprzeczytanych lub ginących maili jest aplikacja umożliwiająca wysyłkę do klientów pojedynczych lub cyklicznych SMS z ważnymi informacjami lub innymi krótkimi powiadomieniami. Jeśli korzystasz z rozbudowanego CRM lub zaawansowanego programu księgowego być może funkcję tę masz w standardzie. Jeśli nie – możesz skorzystać z aplikacji SMS API.
Jak działa aplikacja?

Aplikacja SMS API jest bardzo prostą aplikacją webową. Możesz się zalogować do niej bezpośrednio z każdego komputera. Aplikacja jest też dostępna w wersji mobilnej dla systemów IOS i Andriod. Umożliwia ona wysyłkę jednorazowych lub cyklicznych wiadomości SMS, MMS oraz wiadomości VMS (głosowych) do klientów oraz uzyskanie raportu o statusie i czasie wysyłki.

Jak zacząć pracę z aplikacją?

Rozpoczynając pracę z programem musimy założyć konto, a następnie wprowadzić numery telefonów. Dane te oczywiście możemy edytować. Możemy też utworzyć podręczną listę numerów, do których najczęściej wysyłamy wiadomości. Lista ta pokaże się w prawym górnym rogu ekranu.

Jak wysyłać SMS cykliczne?

Funkcja wysyłki SMS cyklicznych jest bardzo przydatna, szczególnie w przypadku korzystania z aplikacji przez biura rachunkowe. Nasza praca opiera się przecież na cyklicznych zdarzeniach od konieczności comiesięcznego dostarczenia dokumentów, poprzez krótkie informacje o brakach, na podaniu comiesięcznej informacji o kwotach podatków czy składkach ZUS kończąc.

Tworzenie cyklicznego SMS jest bardzo proste. Wystarczy wybrać opcję Wiadomości SMS a następnie Cykliczny SMS. Możemy skorzystać z szybkiej bramki, wpisując numery ręcznie, lecz dużo wygodniej będzie skorzystać z możliwości wybierania numerów z bazy (druga zakładka okna).

Szablony wiadomości i ich wykorzystanie z biurze rachunkowym

Korzystając z aplikacji SMS API możemy stworzyć szablony i potem jedynie załączać gotowe treści do wysyłanych wiadomości.  Każdy szablon możemy oczywiście z czasem modyfikować i poprawić jego treść. Bardzo dobrze sprawdzają się krótkie przypomnienia o konieczności dostarczenia dokumentów czy informacje o kwotach ZUS i podatków.

Przykładowe SMS cykliczne:
  • “Przypominamy o konieczności dostarczenia dokumentów za miesiąc poprzedni do 5 dnia miesiąca”
  • “Przypominamy o zbliżającym się terminie zapłaty zaliczki na podatek dochodowy (PIT-5L) w wysokości 2000,00. Termin: 20 dzień miesiąca za miesiąc poprzedni” – oczywiście taką informację cykliczną możemy przekazać tylko w przypadku zaliczek uproszczonych.
  • “Przypominamy o konieczności zapłaty składek ZUS w wysokości…”
  • “Informujemy, że na Państwa skrzynkę mailową została wysłana ważna informacja na temat zmian w podatkach”

Dodatkowe funkcjonalności, które warto przetestować

Bardzo spodobała nam się Bramka VMS. Wiadomości głosowe to przydatna funkcja w przypadku klientów, którzy są przeciwnikami SMS i ich nigdy nie odczytują. W takim przypadku możemy wysłać do nich wiadomość głosową. Tekst wpisany przez nas np: “Przypominamy o konieczności dostarczenia dokumentów do biura” zostanie przetworzona przez syntezator mowy. Mamy do wyboru 4 głosy (2 kobiety i 2 mężczyzn). Na numer klienta zostanie wykonane połączenie telefoniczne i odtworzona  wiadomość głosowa. Co ważne, nie musimy posługiwać się odgórnie przypisanym numerem (w tym przypadku numer wygląda jak warszawski numer stacjonarny) ale wpisać numer komórkowy, z którego zazwyczaj kontaktujemy się z klientem np. numer biura (komórkowy lub stacjonarny).  Aby dodać własny numer musimy go aktywować poprzez podanie 4-cyfrowego kodu, który otrzymamy w wiadomości głosowej (a jakże). Po wpisaniu kodu możemy wysyłać wiadomości głosowe (czyli niemal osobiście wykonywać połączenia telefoniczne) “używając” naszego numeru.

WAŻNE! Fakt, że wpisujemy własny numer nie oznacza, że połączenie będzie wykonywane z naszego telefonu. W dalszym ciągu korzystamy ze środków przekazanych na nasze konto w aplikacji. Klient natomiast jedynie widzi numer, który może zidentyfikować.

Dzięki takiemu zabiegowi klient wie od kogo przychodzi połączenie i jest większa szansa, że je odbierze. Jednak po drugiej stronie usłyszy przemiłą Panią Maję lub Pana Jana, którzy w Twoim imieniu przypomną o upływie terminu dostarczenia dokumentów. W czasie kiedy Ty osobiście zajmujesz się sprawami firmowymi, “wirtualna asystentka” Maja wykonuje w Twoim imieniu telefony, przypomina i podaje kwoty podatków.

Zainteresowany innymi usprawnieniami  w biurze rachunkowym w wersji SMART? Przeczytaj także:

Saldeo Smart

O czym powinien pamiętać nowoczesny księgowy?

Profesjonalna strona internetowa biura