NOWOCZESNY KSIĘGOWY – O CZYM WARTO PAMIĘTAĆ ZAKŁADAJĄC BIURO RACHUNKOWE

1080

Zawód księgowego od wielu lat cieszy się dużą popularnością. Na polskich uczelniach kierunki związane z rachunkowością są wciąż jednymi z bardziej popularnych. Sporo absolwentów i osób pracujących w działach księgowych decyduje się także na otwarcie własnego biura. O czym warto pamiętać zanim zdecydujemy się na tak poważną decyzję i założymy własną firmę?

Wizja, cel, misja

Jak każda, również Twoja firma zapewne powstała z marzenia o własnym biznesie. Aby móc zmaterializować to marzenie musisz mieć dokładną wizję swojej przyszłej firmy. Musisz też pamiętać o jednej kwestii, o której zapomina wielu przedsiębiorców i która nie zawsze znajduje się w biznesplanie (choć powinna). A mianowicie o ustaleniu misji. Żadna firma (i tu branża księgowa nie jest żadnym wyjątkiem) nie będzie miała szans na rozwój jeśli jej działalność nie będzie opierała się na zasadach określonych w misji firmy. Misja firmy to nic innego jak określenie istoty działalności firmy, idei, które jej przyświecają i które to prowadzą do realizacji wcześniej określonej wizji. Misją twojego biura może być pomaganie klientom w rozwoju ich firm, poprzez prowadzenie księgowości na najwyższym poziomie. Być może chcesz też budować trwałe, partnerskie relacje z klientami. Mając wizję, określoną misję jesteś w stanie zdefiniować jasno cele, które musisz zrealizować aby wizja stała się rzeczywistością.

Prowadzenie biura a praca w dziale księgowym to dwa bieguny

Decydując się na założenie biura musimy mieć na uwadze, że pracować będziemy z różnymi podmiotami, działającymi w różnych branżach. Jeśli nie zdecydujesz się na specjalizację (o które dalej) zakres wymaganej wiedzy będzie znacznie szerszy niż w przypadku pracy dla jednej firmy, nawet na stanowisku głównej księgowej. Sprawa wydaje się oczywista, jednak z perspektywy czasu i na podstawie wielu rozmów prowadzonych z księgowymi okazuje się, że nie do końca mają tego świadomość. Najbardziej nieświadomi są tego studenci, którzy po przebyciu praktyki, stażu lub przepracowaniu kilku miesięcy w dziale księgowym lub nawet w biurze rachunkowym decydują się na założenie własnego biura mając niewielkie doświadczenie, dodatkowo w ograniczonym tematycznie obszarze.

Specjalizacja – dlaczego warto wybrać swoją niszę?

Idea istnienia większości biur rachunkowych jest prosta – znamy się na tym, co robimy, robimy to dobrze i…. dla wszystkich możliwych firm i branż. Oczywiście jest to możliwe, ale jedynie przy większej skali działalności, kiedy firmę tworzy kilka osób i każda jest ekspertem w danej branży czy księgowości określonego typu działalności. Ilość przepisów i ustaw, które należy opanować (a przynajmniej wiedzieć gdzie szukać informacji) jest tak duża, że prawie ze 100% pewnością można stwierdzić, że biuro nie jest w stanie obsłużyć każdego klienta na takim samym wysokim poziomie. Tu po prostu mamy do czynienia z czynnikiem ludzkim – niewystarczającymi zasobami czasu i ograniczonymi możliwościami przyswojenia wiedzy w każdym możliwym zakresie. Dlatego warto zastanowić się nad określeniem docelowej niszy i wyborze specjalizacji. Dzięki temu biuro być może ograniczy ilość klientów, ale przełoży się to na lepszą obsługę i tym samym na zwiększenie przychodów.

Sama księgowość to za mało

Niestety. W obecnych czasach klienci oczekują więcej. Ludzie zakładają swoje pierwsze firmy jeszcze na studiach, dużo wcześniej podejmują prace zarobkowe, dysponują większym kapitałem, mają łatwy dostęp do różnych form finansowania. Żyją w świecie, gdzie szybka, rzetelna informacja i kontakt z księgowym to podstawa. Powoli do lamusa odchodzą sytuacje kiedy to księgowa jest niedostępna, nie odbiera telefonu i…jest tylko księgową. Obecny księgowy to partner w biznesie, doradca biznesowy, wdrożeniowiec i mediator. To osoba, która nie tylko posiada wiedzę z zakresu księgowości, ale także z zakresu zarządzania. Posiada nie tylko umiejętności “twarde”, ale i opanowała doskonale umiejętności “miękkie”. Potrafi słuchać, negocjować, być asertywnym, jest pewna siebie. Nowoczesny księgowy jest osobą, która korzysta z najnowszych technologii, wspiera przedsiębiorcę, dostrzega jego potrzeby i wychodzi im naprzeciw proponując nowe rozwiązania.

Usprawnienia

Model typowego księgowego pochylonego nad fakturami, wpatrzonego w monitor, zabieganego i wiecznie niedostępnego to już przeszłość. Księgowy musi tak naprawdę łączyć w sobie dużo więcej umiejętności niż dawniej. Usprawnianie i planowanie pracy to już nie slogan marketingowy – to realna konieczność. W nowoczesnym biurze nie może zabraknąć programów z funkcją OCR do rozpoznawania treści faktur, które w wielu przypadkach usprawniają i przyspieszają pracę i dają klientowi nieograniczony dostęp do swoich dokumentów. Warto również rozważyć wprowadzenie systemów CRM, które zarządzają relacjami z klientami, zleconymi przez nich zadaniami, kontrolą skrzynki mailowej, a także pomagają w planowaniu czasu pracy. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, zarówno bardzo zaawansowanych, jak i prostych aplikacji webowych, które może nie zrewolucjonizują pracy księgowego, ale staną się pierwszym krokiem do jej przyspieszenia, zwiększenia kontroli nad procesem księgowania, dostarczą niezbędnych informacji i przyczynią się do lepszego zarządzania biurem.

Biuro rachunkowe w wersji SMART

Zawód księgowego bardzo często jest niedoceniany. Ale dzieje się tak na nasze własne życzenie. Brak implementacji odpowiednich narzędzi, zepchnięcie na drugi plan kwestii związanych z zarządzeniem (w tym z zarządzaniem czasem), skupienie jedynie na umiejętnościach twardych powoduje, że zamiast rozwijać siebie i swój biznes, stajemy się jego niewolnikami. Pracujemy, ale nie czujemy, że idziemy do przodu. Zacznijmy dążyć do rozwoju i twórzmy biuro rachunkowe w wersji SMART.

Chcesz być w kontakcie ze Strefą Księgowych? Zapisz się do [naszego newslettera] i odbierz prezent!