POMIDOR, KTÓRY WYGRA Z WIELOZADANIOWOŚCIĄ

232
wielozadaniowość jest nieefektywna

W naszym zawodzie wielozadaniowość jest na porządku dziennym. Odpowiedź na kilkadziesiąt maili, rozmowy z urzędami skarbowymi, sporządzanie pism i zestawień danych oraz oczywiście bieżące prace księgowe i kadrowe. Co łączy te wszystkie czynności? Wszystkie zazwyczaj są pilne i wymagają skupienia. Często więc wykonujemy je wszystkie na raz, chcąc jak najszybciej uporać się z narastającą liczbą rzeczy do zrobienia. 

Wielozadaniowość

Mit wielozadaniowości, jako metody umożliwiającej sprawne i efektywne działanie został już dawno obalony. Stwierdzono, że nie jest możliwe wykonywanie wielu czynności jednocześnie i utrzymanie ciągle tego samego, wysokiego stanu skupienia. Słowo “skupienie” jest kluczowe w naszych rozważaniach. Czynności, które nie wymagają naszej dużej uwagi, wykonywane na tzw. autopilocie, nie wyczerpują tak mocno naszego stanu energii. Jadąc samochodem, zmieniając biegi, słuchając jednocześnie muzyki i rozmawiając z pasażerem nawet przez kilka godzin nie odczujemy dużego zmęczenia. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w biurze, w przypadku wykonywania czynności wymagających dużego wysiłku umysłowego.

Wielozadaniowość księgowej 

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Jesteśmy w trakcie wprowadzania do systemu wyciągu bankowego, mamy uzupełnioną już część danych, dzwoni klient. Rozmawiając z nim, nie tracąc czasu, rozliczamy rozrachunki. W trakcie rozmowy przychodzą też powiadomienia o nowych mailach. Odpowiadając na pytanie klienta, klikamy w maile, szybko sprawdzając czym będziemy mieli się zająć po rozmowie i zaksięgowaniu wyciągu. Kończymy rozmowę i… Nie pamiętamy co mieliśmy przygotować dla klienta, na wyciągu bankowym mamy rozliczone pozycje, ale nie wiemy czy w poprawny sposób, więc musimy je jeszcze raz zweryfikować, a maile? Maile są odczytane, ale i tak nie pamiętamy o co w nich chodziło. Mamy za sobą wykonane trzy czynności (hura), ale żadną porządnie (ups).

Złe skutki wielozadaniowości 

Profesor Earl Miller, neurolog z Massachusetts Institute of Technology uważa, że nasz mózg nie jest przygotowany do wielozadaniowej pracy. Uważa on, że nasze myślenie się “spłyca”, obniża się nasza zdolność kreatywnego myślenia i zdolności poznawcze. Devora Zack, autorka książki pt. Singletasking: Get More Done-One Thing at a Time, doszła do kolejnych wniosków. Autorka twierdzi, że wielozadaniowość sprawia, że kurczy się nasz mózg, a tym samym obniża się nasze IQ! Dodatkowo nasza wydajność zmniejsza się aż o 40%!

Pokonać wielozadaniowość 

Oczywiście można to próbować zrobić samodzielnie, starając się wykonywać tylko jedną czynność. Posiadanie wiedzy na temat skutków wielozadaniowości i analizując marne  efekty prac wykonanych w tym trybie, jest szansa na “odwyk” i porzucenie takiego sposobu pracy. Z pomocą przychodzi nam metoda zwana “pomodoro”, dzięki której zwiększysz swoją efektywność i zrobisz więcej w krótszym czasie.

Kilka pomidorów dziennie wystarczy 

Skojarzenie z pomidorem jest jak najbardziej trafne. Nazwa tej metody pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Polega ona na pracy w dużym skupieniu, w krótkich, 25 minutowych odcinkach czasowych. Po tym czasie następuje 5 minutowa przerwa. Takiego “pomidora” wykonujemy kilka razy pod rząd (zaleca się 4 sesje) i potem robimy dłuższą przerwę. Zazwyczaj w trakcie jednej takiej sesji osoby, które pracują używając tej metody robią więcej niż w ciągu godziny. A wciągu 4 sesji można zrobić więcej niż w ciągu całego dnia. Zauważmy, że realizacja sesji 4 “pomidorów” to zaledwie 2 godziny.

Przydatna aplikacja 

Oczywiście na rynku jest sporo aplikacji, które pomagają w walce z wielozadaniowością. Jedną z nich jest Focus Keeper. Już swoim wyglądem nawiązuje do kuchennego zegarka w kształcie pomidora. Nawet odliczając czas, tyka dokładnie tak jak w “pomidorowe” zegary. Na szczęście można to wyłączyć :-).

Aplikacja daje nam możliwość indywidualnego dostosowania długości sesji, krótkiej i długiej przerwy, ilości sesji w ciągu (przed długą przerwą) oraz ilość celów dziennych. Domyślnie realizujemy 12 celów, czyli 3 sesje pomodoro, co wypełnia nam niemal cały 8 godzinny dzień pracy.

 

technika pomodoroWszystkich zapracowanych zachęcamy do próby wdrożenia w życie tej metody. W naszej branży, przy tak dużej ilości zadań wymagających koncentracji, może okazać się bardzo skuteczna. Ciekawi jesteśmy też Waszych sposobów na walkę w wielozadaniowością. Po zalogowaniu się na naszą stronę możecie dodawać komentarze po artykułem. Jesteśmy ciekawi waszych opinii.

1 KOMENTARZ

  1. Powyższe rozwiązanie jak najbardziej konieczne, tudzież wyzwalające, ale przyznam się szczerze, zastosowanie tegoż wiąże się z odcięciem od telefonu, zarówno stacjonarnego, jak i komórkowego.
    Telefon w każdej sytuacji musimy odebrać jako usługodawcy… 🙂