SALDEO SMART – NIE ZAWSZE OSZCZĘDZISZ CZAS

782
Prowadząc biuro rachunkowe zawsze zmagamy się z bardzo dużą ilością dokumentów, które muszą zostać wprowadzone do systemu księgowego. Zazwyczaj odbywa się to poprzez ręczne wprowadzenie dokumentu, jednak coraz częściej w biurach zastosowanie znajdują systemy OCR umożliwiające automatyczny odczyt danych oraz import do programu księgowego. Jednym z najpopularniejszych systemów jest Saldeo Smart firmy Brainshare sp. z o.o. Na ile system ten usprawnia i przyspiesza pracę? W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na to pytanie.
Jak działa system Saldeo Smart?

Program ten odczytuje dane z wcześniej zeskanowanych i przesłanych do systemu faktur. Dokumenty możemy dwojako przekazać do systemu:

  • poprzez załączenie faktur do wiadomości e-mail (np. skan lub zdjęcie) i wysyłkę na adres dedykowany danej firmie (klientowi biura), który jest przypisywany w chwili zakładania kartoteki klienta w panelu biura rachunkowego np. firma@dok.saldeo.pl. Wysyłając maila z fakturami na podany adres i podając w tytule wiadomości miesiąc, do którego mają zostać  przypisane np. 05/2018 – dokumenty znajdą się w dokumentacji Saldeo za wskazany miesiąc.
  • poprzez dodanie skanów dokumentów bezpośrednio z panelu biura

Na stronie producenta oprogramowania znajdują się hasła mające w skrócie opisać działanie systemu i zachęcić do korzystania z tego narzędzia. Jak slogan reklamowy ma się do rzeczywistości?

Hasło #1 Wzrost wydajności dzięki równoległej pracy

TAK. Rzeczywiście,  po przesłaniu dokumentów do systemu (czy to mailem czy poprzez zaczytanie skanów) w czasie, kiedy system odczytuje dokumenty możemy skupić się na innych pracach księgowych. Odczytywanie dokumentów może trwać od kilku do kilkunastu minut. W tym czasie możemy np. przygotować kolejną partię dokumentów do skanowania czy przeglądnąć naszą skrzynkę mailową lub po prostu… zrobić sobie kawę.

Hasło #2 Oszczędność czasu

Zgodnie z informacją widniejącą na stronie praca na skanach pozwala uniknąć konieczności sięgania po dokumenty papierowe i sprawdzania czy wprowadzone dane zgadzają się z wersją papierową – TAK. Zgadzamy się w kwestii tego, że zdecydowanie wygodniej jest mieć dokument od razu widoczny na ekranie. Oszczędzamy czas, gdyż w przypadku powiązania dokumentu zeskanowanego z papierowym – czasu potrzebujemy sporo. Kolejność skanowania i widoczność dokumentów na liście to dwie różne sprawy. Np. skanujemy 5 faktur, w kolejności 1-2-3-4-5 a następnie wysyłamy je mailem. W systemie pojawiają się w kolejności 3-5-1-4-2. Oczywiście w takim przypadku rzeczywiście szybsza wydaje się weryfikacja dokumentu prosto z widocznego na ekranie skanu, niż szukanie w pliku papierowych faktur tej odpowiedniej, którą właśnie weryfikujemy. To tylko przykład, ale ma szczególne znaczenie w przypadku kilkudziesięciu lub kilkaset faktur.  Także jak najbardziej, tu mamy oszczędność czasu. Potrzebujemy go, bo następnie będziemy musieli go przeznaczyć na weryfikację poprawności danych, sprawdzenie lub zmianę opisów oraz odpowiednie ułożenie dokumentów.

Hasło #3 Redukcja kosztów związanych z wprowadzaniem dokumentów

Producent wyjaśnia, że korzystanie z systemu automatycznego odczytywania dokumentów przyspiesza pracę księgowego. Pozwala to na obniżenie kosztów związanych z wprowadzaniem dokumentów, co w skali roku daje duże oszczędności. Zastanówmy się jednak jakie czynności należy wykonać, żeby zaksięgować fakturę w systemie księgowym:

  1. zeskanować dokumenty
  2. zaczytać lub wysłać mailem
  3. poczekać na zakończenie procesu odczytywania
  4. zweryfikować poprawność lub zmienić dane (daty, dane kontrahenta, opisy zdarzenia, kategorię, kwoty, stawki VAT, terminy płatności)
  5. wygenerować plik tekstowy
  6. dokonać importu do programu księgowego
  7. ułożyć dokumenty zgodnie z kolejnością importu dokonaną przez Saldeo w księgach

Saldeo duży procent dokumentów odczytuje poprawnie. Należy zwrócić uwagę, że oznaczenie “100%” pojawiające się po odczycie dokumentu oznacza stopień odczytanych danych, a nie ich poprawność. Błędy zdarzają się np. w numerach faktur. Podczas weryfikacji poprawności należy zachować czujność, ponieważ często Saldeo zaznacza czerwonym krzyżykiem poprawne dane lub na odwrót – te błędne są oznaczone zielonym tickiem. Weryfikując zeskanowany dokument nie możemy sugerować się oznaczeniami naniesionymi przez Saldeo.

Hasło #4 Uporządkowane archiwum dokumentów

Tutaj akurat wszystko się zgadza. Jako archiwum Saldeo Smart sprawdza się bardzo dobrze. System daje także możliwość wyszukiwania dokumentów według wielu filtrów: kontrahenta, kategorii, formy płatności, wartości, dat.

Kiedy warto korzystać z tego programu?

Saldeo na pewno sprawdzi się dużo bardziej w przypadku księgowania powtarzalnych, stałych faktur. Funkcja zapamiętywania danych kontrahentów, typów dokumentów i rodzajów kosztów dobrze się sprawdza w codziennym użytkowaniu systemu. Importując fakturę cykliczną np. za czynsz nie musimy dodawać kategorii ani podstawiać kontrahenta. Dane te są zapamiętane (z faktury z poprzedniego miesiąca) i automatycznie zaczytane.

Program też doskonale sprawdza się jako archiwum i ułatwia współpracę z klientem. Jeśli mamy wątpliwości co do danej faktury możemy do niej dodać komentarz lub zapytanie, na które klient może udzielić odpowiedzi bezpośrednio w tym samym oknie. dzięki temu zyskujemy ciągłość komunikacji i nie musimy przeglądać skrzynki mailowej w poszukiwaniu odpowiedzi na nasze pytanie.

W Saldeo Smart bardzo dobrze jest rozwiązana funkcja płatności za faktury. Paczki przelewów można generować po zaczytaniu faktur i importować bezpośrednio do banku. Program jest kompatybilny z bankami: Alior Bank, Bank Millenium, Bank Pekao SA, Bank Spółdzielczy w Bydgoszczy, Bank Zachodni WBK, BGŻ BNP Paribas S.A., Crédit Agricole, Idea Bank, ING Bank Śląski SA, mBank, PKO Bank Polski, Raiffeisen Bank, Santander Consumer Bank.

Dzięki możliwości przekazu dokumentów online i załączania skanów bezpośrednio do systemu księgowi mogą rozszerzyć zakres działania i zyskać nowych klientów z całej Polski.

Saldeo Smart można także rozszerzyć o kolejne moduły np. komunikację z klientem, która umożliwia wystawianie faktur, przekazywanie danych podatkowych i ZUS oraz śledzenie na bieżąco sytuacji finansowej (dochodu czy straty). Klient zyskuje również dostęp do archiwum dokumentów pracowniczych.  Przy większych podmiotach Saldeo Smart daje możliwość rozszerzenia funkcjonalności o moduł obiegu dokumentów, gdzie klient może indywidualnie ustalić ścieżkę od zarządu do księgowości oraz uprawnienia pracowników.

Dla kogo obsługa programu może być czasochłonna?

Jeśli obsługujesz firmy, które mają mało powtarzalnych faktur za każdym razem będziesz musiał weryfikować dane, dodawać kontrahentów i podstawiać kategorie kosztów i rejestry VAT. Stanie się tak, ponieważ program nie będzie miał danych z poprzedniego miesiąca, które zapamięta i wykorzysta podczas odczytu faktur bieżących.

Przydatna funkcja – weryfikuj czynnych podatników VAT

Rozpatrując wszystkie plusy i minusy programu warto wspomnieć o bardzo przydatnej funkcji weryfikacji statusu podatnika VAT. Po odczytaniu faktur możemy jednym kliknięciem zaznaczyć wszystkie dokumenty a następnie wybrać funkcję “Sprawdź status VAT”. Na podanego w systemie maila zostanie wysłana lista wszystkich kontrahentów z oznaczonymi statusami (aktywny/nieaktywny).

Czy warto zainwestować w Saldeo Smart?

Tak, jednak trzeba najpierw zastanowić się do jakich celów ten program wykorzystamy i jakie są nasze potrzeby. W wielu przypadkach będzie on sprawdzał się bardzo dobrze. Jednak często, zamiast usprawnić i przyspieszyć pracę, może wprowadzić chaos, konieczność bardziej skrupulatnej weryfikacji danych i po prostu praca z nim będzie bardzo czasochłonna.